TERASJABAR.CO.ID. Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Namun demikian, ada hal-hal mendasar yang wajib diketahui sebelum menerapkannya di perusahaan. Apa saja?
Elemen Dasar Pengetahuan
Seperti lazimnya sebuah konsep, Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management pun memiliki elemen-elemen dasar yang membangun pengetahuan itu sendiri. Ada empat elemen dasar yang dimaksud, yakni data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan.
Data merupakan elemen yang paling dasar yang bersifat diskrit. Artinya, ia merupakan elemen-elemen berbeda atau tidak bersambungan satu sama lain. Data diskrit merupakan data yang satuannya selalu bulat dalam bilangan asli, tidak berbentuk pecahan. Ia belum mengalami proses sehingga belum memiliki makna. Jika digambarkan, data diskrit merupakan sekumpulan titik-titik. Contoh: angka, kata, kode, tabel, dan basis data.
Informasi adalah elemen yang sudah saling terhubung dan merupakan hasil pemrosesan terhadap data sehingga memiliki suatu makna. Contoh paling mudah untuk merujuk pengertian ‘informasi’ bisa kita ambil dalam bidang bahasa. Kalimat, misalnya, bisa dikategorikan sebagai informasi karena terdiri dari sekumpulan kata yang tersusun/disusun hingga memiliki makna. Demikian juga paragraf, wacana, dan seterusnya.
Pengetahuan merupakan elemen lain yang tingkatannya lebih luas lagi. Ia merupakan kumpulan informasi yang terorganisir mengenai suatu bidang yang sudah dipahami. Contoh: teori, aksioma, kerangka kerja konseptual, cerita rumit, dan fakta.
Kebijaksanaan adalah hasil penerapan dari suatu pengetahuan yang dapat menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Contoh: buku, paradigma, sistem, filosofi, puisi, sistem kepercayaan, tradisi, prinsip, dan kebenaran.
Di dalam penerapannya, Knowledge Management memiliki tahapan-tahapan yang dapat dilakukan. Secara sederhana terdapat empat tahapan, sebagai berikut.
Siklus Sederhana
Knowledge management memiliki siklus sederhana yang terdiri dari empat tahapan. Pertama, tahap Capturing. Tahapan ini meliputi salah satu atau beberapa di antara hal-hal berikut ini, yaitu pemasukan data, pemindaian, wawancara, serta brainstorming.
Kedua, tahap Organizing. Meliputi salah satu atau beberapa di antara hal-hal berikut ini: pembuatan katalog, indeksasi, penyaringan, penghubungan, dan kodifikasi. Ketiga, Refining.Tahapan ini dapat meliputi salah satu atau beberapa di antara hal-hal berikut ini: kontekstualisasi, kerja sama, kompresi, serta pembuatan proyeksi. Keempat, Transfer. Tahapan ini terdiri dari proses pembagian dan peringatan, bisa salah satu dari itu, atau kedua-duanya sekaligus.
Jenis Penerapan ‘Knowledge Management’
Secara umum, pengetahuan dibedakan menjadi dua, yaitu tacit dan explicit (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Pemahaman akan perbedaan kedua jenis pengetahuan ini menjadi sangat penting karena dua jenis pengetahuan tersebut memiliki cara berbeda dalam pengaplikasiannya.
‘Tacit Knowledge’
Pengetahuan ini dikategorikan personal knowledge karena bersifat individual dan berkembang melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.
Agak sulit mengaplikasikan tacit knowledge, karena menurut Polanyi (1966) tacit knowledge secara umum merupakan pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar, susah untuk diucapkan, berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman, atau berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling).
Dalam bahasa lain, Davenport dan Prusak dalam Martin (2010, p. 2) mendefinisikan personal knowledge sebagai gabungan dari pengalaman, nilai–nilai, informasi kontekstual, dan wawasan luas yang menyediakan sebuah kerangka pengetahuan untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman–pengalaman dan informasi yang baru.
Meski sulit dan rumit, bukan tacit knowledge tidak penting dan dapat diabaikan. Sebaliknya, peran tacit knowledge amat fundamental karena ia menjadi salah satu dasar dari explicit knowledge.
‘Explicit Knowledge’
Berkebalikan dengan tacit knowledge yang cenderung personal, explicit knowledge bersifat formal dan sistematis. Selain itu, explicit knowledge juga mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (sharing) (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit. Itulah sebab, semua pengetahuan sebenarnya berakar dari tacit knowledge.
Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independen. Salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard Operation Procedure atau biasa disingkat SOP.
SOP atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan SOP maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Di samping itu Standard Operation Procedure diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan.
‘Knowledge Management’ dan Teknologi
Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge management. Teknologi menjadi semacam media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge. Menurut Gillingham dan Roberts (2006), pada awalnya knowledge managementdigerakkan oleh teknologi, khususnya explicit knowledge yang lebih mudah disusun.
Hal ini sejalan dengan Marwick (2001), yang menyatakan bahwa teknologi bukanlah hal baru dalam knowledge management. Pengalaman yang telah dibentuk oleh para ahli sebelumnya menjadi bahan pertimbangan terbentuknya teknologi itu sendiri. Seiring dengan berjalannya waktu teknologi yang mendukung knowledge management akan selalu berkembang dalam bentuk sistem-sistem yang mempermudah proses penyebaran knowledge atau pengetahuan. Kata lain, antara teknologi dan manajemen pengetahuan memiliki hubungan yang bersifat dialektis.
Salah satu teknologi paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untuk proses penyebaran knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses knowledge dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing pengetahuan secara online. (Habis)
Rois Said.
Sumber: sis.binus.ac.id, medium.com, sumber-sumber lainnya
